为了响应学校2009年度对我校进行管理认证的要求，同时为了加强学院内部的文件、通知等资料的整理和规范化管理，学院借此契机对自学院成立以来的所有文件、通知等资料进行了全面的整理、分类和登记等工作。

此项工作由葛春梅老师负责，共分为三个步骤完成：

一是对自学院成立以来保存的所有的资料进行了全面的收集工作，收集的资料主要是由学校其他部门下发的文件、通知等文字资料，以及学院在管理过程中制定或印发的相关资料。

二是按照本学院的具体情况，对收集的资料进行了分类整理，每个类别的资料都按发放的先后顺序进行排序。

三是不同类别的文件按时间顺序进行登记，先登记发放早的资料，新下发的资料最后登记。

同时，葛老师制定了《外国语学院关于文件、通知等资料的管理办法》，同时为了规范对资料的调阅工作并专门制定了《外国语学院资料调阅登记表》。

目前，此管理办法已在学院开始执行。