为提高学校教学档案的管理质量和水平，实现教学档案管理的标准化、规范化和现代化，充分发挥其在教学管理、教学活动、教学研究和教学评估中的基础性作用，根据《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》的规定，结合我校实际情况，特制定本办法。

　　一、基本原则

　　(一)全面性原则。教学档案是学校档案的主体和重点，是衡量学校教学管理水平和人才培养质量的直接凭证材料。凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等纸质和电子材料均属教学档案，需进行全面收集归档。

　　(二)及时性原则。教学管理档案要及时反映教学工作的实际进展情况，做到“四同步”：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。

　　(三)原始性原则。归档的教学材料必须具有文献价值和材料支撑价值;必须遵循其自然形成规律保持有机联系;保证材料的客观、完整、系统和准确。

　　(四)科学性原则。努力实现教学档案从经验管理向科学管理转变，逐步实现现代化管理。加强电子数字档案建设，使纸质档案与数字档案有机结合，建设纸质档案与数字档案并存的立体化档案库。加强档案的纸质、光盘、硬盘等多介质储存，做好档案的安全管理和保密工作。

　　二、管理体制

　　(一)建立校院(部)二级管理体制。教务处为一级管理，负责学校教学档案管理;各学院(部)为二级管理，负责本部门教学档案管理。

　　(二)实行教学档案专人管理制度。教务处指定专人管理教学档案，各学院(部)主管教学负责人分管档案工作，并由教学秘书具体落实。任何部门和个人不得擅自将应归档材料进行截留、毁损、转移或据为己有。

　　三、归档流程

　　(一)分类归档

　　根据教学实践活动形成的文件材料，按《山东圣翰财贸职业学院教学档案分类号与目录》(简称《教学档案分类目录》，下同)的要求分类归档。

　　(二)形成积累

　　1.每学年初，由学校领导向教务处和各学院(部)布置教学文件材料的归档任务，各部门领导认真组织落实，形成教学档案材料的积累。

　　2.教务处和各学院(部)档案管理人员按《教学档案分类目录》分别积累教学文件材料，并按月、学期、学年定期整理。教务处负责督促、检查、指导档案管理人员做好文件材料的积累工作。

　　(三)整理组卷

　　1.教学档案一般按学期立卷，并按学年设教学资料总目录。教学资料形成部门负责立卷归档。教务处和各学院(部)要做好平时预立卷工作，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，按《教学档案分类目录》的类目制定其案卷类目，随时将办理完的文件按类别归入相应卷盒。各学院(部)要将本部门教学资料总目录上交教务处一份，由其汇总整理形成全校教学管理档案。

　　2.教学档案组卷要根据教学材料的形成规律，保持其有机联系，便于利用查阅。相同内容的材料组成一卷，同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷。凡是原始材料、各种文件材料手稿及正本，一般归档各一份;重要和经常使用的应酌加副本，以便保护原件;学生课程设计、各类实习等成果材料归档份数不少于五份;学生毕业设计成果应全部归档。

　　3.卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;批复在前，请示在后的要求排列。

　　4.卷内材料一律拆除金属物，以右侧、底边为齐，左侧装订。对破损的材料应进行修补。

　　5.各种材料大小原则上应使用A4纸，文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。

　　6.按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位，并在右上角加盖件号，按顺序填上件号。

　　7.填写卷内目录及备考表。

　　8.填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。

　　9.归档的教学材料必须字迹工整(严禁圆珠笔、复写字迹)，格式统一，签字盖章手续完备。

　　(四)归档验收

　　1.移交档案时，交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

　　2.填写移交目录一式两份。下面注明检查人、移交人、接收人姓名及年、月、日，双方各执一份。

　　四、档案编目

　　严格按照教学档案分类号和分类目录，对教学档案进行著录、标引和制作目录，包括案卷封面编目，编制案卷目录和卷内文件目录，为档案保管提供方便，为查阅档案服务。

　　五、移交与使用

　　1.教学档案管理人员负责收集和催交应归档的资料。

　　2.各学院(部)每学期必须将应交材料递交到教务处档案管理人员，并办理教学档案的移交手续。

　　3.教学档案一般不准借出，就地查阅。确实需要借出的，应由相关负责人签字同意，按照档案登记要求进行登记，并按期归还。

　　六、保管期限

　　1.教学档案保管期限分长期、短期二种。凡在长久时期内具有利用价值的教学档案定为长期保存资料;凡在短时间内具有利用价值的教学档案定为短期保存资料，短期保存年限为5年。需要处置的档案，按国家有关政策规定处理。

　　2.教学档案应按学期收集、整理归档。档案管理员每学期初将上学期的档案按类立卷、编目，并建立档案检索卡，保证教学资料及时归档。

　　3.档案管理员负责对教学档案的保管，并注意防潮、防霉、防虫等，分管档案的各部门负责人，每学期定期检查档案的管理情况。

　　七、岗位职责

　　(一)教务处的职责

　　1.建立健全学校教学档案管理制度，把教学档案管理纳入教学管理人员的岗位职责之中。

　　2.做好各教学档案归档的业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。

　　(二)各学院(部)职责

　　1.做好本部门教学文件材料的形成积累工作。

　　2.将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐，并按时向教务处移交。

　　3.各教研室负责人负责收集本教研室的教案、课件、试题、试卷、听课记录、教学日历等，向本院(部)档案管理员移交。

　　八、奖惩制度

　　教务处每个学期对全校教学档案涉及的部门进行一次全面检查，并将检查结果进行公布。对在教学档案管理中表现优秀的单位和个人，教务处将报请学校予以表彰;对于敷衍了事、管理混乱的单位和个人，教务处将报请学校予以处罚，并限期改正。

　　九、本办法由教务处负责解释。

　　十、本办法自公布之日起试行。