关于规范2015届毕业生标准档案等工作的通知

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发布日期：2015-05-14 12:19

各学院：

为了保证2015级毕业生的档案顺利、及时地发送到相应的学习或工作单位，特将标准档案的整理作如下说明。

一、档案去向。依据毕业生档案去向将档案主要分为以下六类，按照相应类别在档案袋封皮填写相应信息。

1、已就业学生档案邮寄标准:

邮寄地址为就业单位的档案管理部门，需统一按就业信息网“档案转寄地址、单位、部门”邮寄，如人才交流服务中心/人力资源和社会保障局、档案室/人事代理科收。（切记:一定让学生问明白自己所在就业单位是否具备管理档案的资格），（档案袋上切忌同时出现就业单位地址和档案管理部门地址）。

将该类别的档案整理成EXCEL电子表格，格式如下：

序号	姓名	性别	身份证号	学院	专业	班级	档案去向	编号	档案转递方式	快递单号
1	张三	男		工商	市场营销	1班	人力资源和社会保障局或人才交流服务中心	学号	EMS	暂无

2、暂时未落实工作单位学生发档案标准——打回原籍。

邮寄地址必须与报到证的报到地址一致，如：某省某市人力资源和社会保障局。

将该类别的档案整理成EXCEL电子表格，建立档案转递明细单，格式如下:

序号	毕业年份	学校名称	姓名	性别	身份证号	学历	专业	生源所在地（具体到县、区）	档案转递方式	快递单号
1	2015年	山东圣翰财贸职业学院	张三	男		专科	工商管理	某省某市人力资源和社会保障局	EMS	暂无

注意事项1：暂时未落实工作单位学生的档案袋封皮上必需打印粘贴标签，标签粘贴务必结实稳固，标签内容及格式如下：（标签字体要求：仿宋GB_2312 三号加粗）

毕业年份	学校名称	姓名	性别	学历	专业	生源所在地 (具体到县、区)	身份证号
2015	山东圣翰财贸职业学院	张三	男	专科	工商管理	某省某市人力资源和社会保障局

3、专升本学生。专升本学生的档案邮寄地址按照就业信息网“档案地址”填写，具体为：某某大学（如遇有多个校区的学校，还应注明某某校区）档案管理处/档案科（此处称呼不统一，按照就业信息网显示的档案地址填写）。

将该类别的档案整理成EXCEL电子表格，格式如下：

序号	姓名	性别	身份证号	学院	专业	班级	档案去向	编号	档案转递方式	快递单号
1	张三	男		工商管理学院	市场营销	1班	山东经济学院燕山学院档案管理室	学号	EMS	暂无

4、自愿由职教中心托管档案的学生。学院可自行和职教中心联系，EXCEL电子表格格式如下：

序号

姓名

性别

身份证号

学院

专业

班级

档案去向

编号（即学号）

快递单号

5、休、退学学生。休、退学学生的档案存放在学院，EXCEL电子表格格式如下：

序号

姓名

性别

身份证号

学院

专业

班级

档案编号

休、退

6、欠费的学生。凡欠费的学生扣发档案，档案存放在学院，EXCEL电子表格格式如下：

序号

姓名

性别

身份证号

学院

专业

班级

档案去向

编号（即学号）

毕业去向（派出、回生源地、升学）

二、档案袋封皮填写注意事项

1、右上角有两格，第一格的密级空出来，到学生处找高小翊盖“秘密”章，第二格的编号内容写：学生学号。

2、左上角的“秘密”章，交档案时盖章。

3、档案袋背面的骑缝章，交档案时到学生处找高小翊盖章。

4、未就业打回原籍的毕业生档案，需打印粘贴标签（详见暂时未落实工作单位学生档案的说明）。其它五种类别直接手写，字迹工整，排列整齐，不可出现乱涂乱画现象（用黑色签字笔书写）。

三、档案上交注意事项

1、6类电子表格汇总放入一个EXCEL表格，即EXCEL表格内分设6个sheet,分别命名为：已就业学生、暂时未落实工作单位学生、专升本学生、职教中心托管档案学生、休退学学生、欠费学生。

2、EMS的快递号，各院系按学生学号的顺序依次排序。（EMS快递号和快递封皮约6月2日下发各院）

序号

姓名

性别

身份证号

学院

专业

班级

档案去向

编号

学号

快递单号

张三

男

工商

市场营销

1班

人力资源和社会保障局或人才交流服务中心

学号

0000001

00001

李四

女

工商

市场营销

1班

人力资源和社会保障局或人才交流服务中心

学号

0000002

00002

王五

男

工商

市场营销

1班

人力资源和社会保障局或人才交流服务中心

学号

0000003

00003

2、档案以学院为单位上交，同时上交纸质版和电子版。六类档案的电子版顺序和纸质版顺序必须一致，以备核查与邮寄。

四、请各位老师严格按照上述流程进行档案整理，如有不明事项，请及时联系学生教育管理科，联系电话053187596601。

（备注：按中国邮政集团公司【2015】117号文件要求，大学生档案一律按“EMS标准快递”的方式下发。）

另：EMS标准费用为19元，邮寄档案的费用由学生本人出。请相关辅导员通知到今年毕业的学生。无故不缴纳费用的学生，档案由院里保存。已缴纳费用的学生统一下发档案。缴纳的费用、缴纳人、缴费时间由辅导员做好记录备案）.档案下发之前,学生缴纳的费用由院里专人负责（缴纳时间：6月30日之前）。档案下发时相关费用统一交到学生处高小翊处(具体时间另行通知)。

学生工作处

2015年5月14日