发布日期：2024-06-17 10:27
学籍档案管理是高职院校教育管理的重要依据，对于维护学校教育秩序、保障学生权益具有重要意义。学籍档案管理过程中需要确保档案信息的准确性、完整性、一致性。学籍档案管理是一项兼具专业性、周期性和系统性的 工作，档案管理工作持续时间较长，学籍档案的收集、整理和归档业务流程还不够优化，档案收集的质量和效率还有 待提升。针对目前工作中存在的问题以及学籍学历管理 中出现的新情况、新问题，应进一步强化管理、创新服务、 真抓实干，努力提升学籍管理工作的科学化水平。
1 高职院校学籍档案管理的内容。2008年8月，教育部出台了《高等学校档案管理办法》，这是针对学校档案管理出台的专门文件，明确提出高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。学生类文件材料的归档范围主要包括高等学校培养的学历教 育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。2017 年 2 月，教育 部重新修订《普通高等学校学生管理规定》，高职院校的学生管理、学籍管理都是以此文件为基础开展工作的，文件中明确提出学校应当健全学籍档案管理制度。
部分省市为了规范做好学籍档案管理工作也出台 相应的政策文件，比如 2021 年 3 月，天津市教委专门针对学籍档案管理工作，发布了《市委教育工委市教委关于加强高校学生学籍档案管理工作的通知》，明确了学生学籍档案管理的内容，对于新生入学、在校期间、学校长期留存的学籍档案材料进行了详细的说明。学籍档案管理工作越发严格，要求我们进一步加强和规范学籍档案工作。
学生入学学籍档案材料的内容包括但不限于高中毕业生登记表、高等学校招生报名表、体检表。高考加分资格证明材料，农村和贫困地区专项计划政策报考资格证明 材料，保送、自主招生录取有关资格证明材料。学生在校期间学籍档案材料的内容包括新生入学登记表、学籍卡片、 入学体检表、学籍变更材料、奖惩材料、高校毕业生登记表、 新生入学资格审查材料等。
学校要永久留存学生的部分高中学籍档案、高考报名档案和高校在校期间学籍档案。综合比较所有相关制度文件，即可梳理清楚学校需要永久留存的需要归档整理的高中阶段学籍档案和大学阶段的学籍档案材料。高中阶段的学籍档案材料一般是高中毕业生登记表、高考政策性优惠证明等 5 类，大学阶段的档案材料一般是新生入学图像比对报告、新生入学资格复查表、学籍卡片、毕业生登记表等 10 类。
2 学籍档案管理要点分析。学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字和电子文档。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证，应当永久保存。学籍档案是学院教学管理工作的重要组成部分， 要求学籍管理人员以严谨负责的态度对学籍档案材料进行 收集、整理、归档，坚持真实、完整、保密的原则。
高职院校管理工作的重要组成之一就是学生学籍档案管理工作，其管理质量影响着学校的可持续发展和测评状态，对院校管理体制的完善具有重要影响。高职院校需要明确学籍档案管理的机构和职责，明确学生学籍档案 的内容，建立档案目录库，厘清档案清单的各类模板。按照不同毕业级别的学生，双轨制同步归档和接收学籍档案纸质和电子文件。在学籍档案室内集中保管学籍档案，指定专门的工作人员负责学生学籍档案的管理，严格遵守保密、安全相关规定，在进行学籍档案材料的收集、借阅、归档等工作时不违背管理的纪律。
3 高职院校学籍档案管理发展现状
3.1 学籍档案管理制度不完善
高校学籍档案管理缺乏科学的管理体系建设和制度支撑。据调研统计，建立学籍档案管理制度和问责制度的高校占比不高，高校没有科学系统的档案管理体系制度支撑，管理内容不规范、不具体，会降低学籍档案的完整性和真实性。学籍档案管理时间跨度长，涉及学校内部多个部门，不同部门和机构之间的信息共享不充分，导致学籍 档案信息重复收集。没有出台专门的学籍档案管理制度，导致一些高校的学籍档案管理存在不规范的现象，如档案分类不清晰、档案记录不准确、档案保存不完整等。这些 问题导致了档案查找、调阅、使用等环节的困难，同时也给 高校学籍档案管理工作带来了潜在的风险和隐患。
3.2 学籍档案管理人员不充足
学籍档案管理工作非常烦琐复杂，学籍档案管理工作人员需要具备极强的责任心来从事本工作。伴随着招生规模的逐步扩大，高职院校学生人数逐步增多，学籍档案管理业务的工作量也持续增加，但是校内专职学籍档案管理人员数量不足，多数为兼任式管理。一般教务处、学生处等部门会配备专门人员进行档案管理，高职院校二级学院、系部的学籍管理人员大多是临时调用，较少有专门人 员进行专门管理。临时调用的管理人员缺少学籍档案业务管理能力，缺乏必要的学籍档案管理专业知识和技能，对学籍档案数据的收集、整理和核对工作知之甚少，工作过程中无法保证信息数据的准确性和完整性。
3.3 未应用学籍档案管理平台
传统的学籍档案以纸质文件为主，管理效率低下，容易发生信息遗失、损坏等问题，学籍档案信息化建设滞后于数字化校园建设。高职院校学籍档案数字化管理需要信息化系统的支撑，很多学校并未建立针对学籍档案的数字化信息系统，档案管理工作中没有充分运用计算机技术，管理效果不理想。 目前，学校学籍档案管理信息化程度不高，部分学校未应用学籍档案管理系统，部分学校使用的学籍档案管理 系统不完善，功能单一，无法满足学校学籍档案管理的信 息化需求。学籍档案管理的信息化程度不高，暴露出信息 遗失、损坏、信息共享难、使用效率低下等问题，影响学校学籍档案管理的效果，存在信息泄露、篡改等风险。
3.4 学籍档案管理资源建设不足
学籍档案管理中容易出现安全性问题，纸质档案可能因档案室发生自然灾害或者被盗导致丢失难以补救，电子 档案数据资源可能受病毒攻击而导致被篡改和中毒丢失。学籍档案管理需要配备基础的硬件资源，包括计算机设备、存储设备、扫描设备、打印设备以及档案室、档案柜、档案盒等相关设施。学校在实际工作过程中往往临时划分出一个空间进行学籍档案的存放，没有单独划分场地和配备设施，无法保障档案存储的安全性和保密性。同时学籍档案管理也需要配备相应的软件资源，需要利用档案管理系统、安全防护系统等信息技术手段，实现档案在接收、 整理、分类、鉴定、统计、保管各个环节的便捷、高效和安全。
4 高职院校学籍档案管理水平提升路
4.1 健全档案管理制度，规范管理程序
学籍档案管理需要保障规范性和合法性。只有依照上级制度要求和学校规范制度标准，才能构建符合要求的档案管理体系，才能做到学生学籍档案信息及时更新、准确无误。学籍档案管理制度的完善能够促进学籍档案数字化建设，能够确保学籍管理模式由静态转向动态管理，贴合社会发展需求，促进档案深度开发利用，奠定良好的档案服务效果。高职院校需要增强制度执行的可操作性，做到制度内容条款涵盖范围全面，制度体系与信息化系统整合力度大。同时，需要继续加强学生学籍档案管理，优化管理流程和工作内容，对学籍档案管理全业务流程进行深 入排查，及时梳理管理过程中可操作性不强的工作流程， 不断提高工作效率和管理水平。
4.2 配备充足的管理人员，打造专业团队
高职院校学籍档案管理需要选优配全管理人员，保持人员队伍的充足和稳定。同时，着重加强人员培训和管理， 提高学籍档案管理人员的专业素质和工作能力，引导工作人员坚定热爱档案管理工作，能够按照学籍档案管理相关 规章制度开展规范化专业化的工作。鼓励支持学籍档案管理人员的工作，对优秀人员给予表彰和奖励，激发团队工作人员的积极性。 在打造专业团队上下功夫，重视提升学籍管理人员的责任意识、工作能力以及综合素养，革新认知储备，提升管理水平。持续提高管理人员的素质，需要从学籍档案管理 人员的选拔、培训、考核、激励等多个环节发力，严格按照 上级文件制度要求落实管理工作，加大力度开展培训工作，深入分析研讨政策文件，定期召开工作对接会议，妥当合 理解决管理问题。
4.3 推进数字发展建设，提升管理效能
高职院校需要在学籍档案管理过程中采用数字化技术，持续更新管理理念，主动适应信息化发展态势，在不断做好线下档案服务与管理工作的同时，深化开发学籍档案管理系统线上功能，打破时间与空间限制，更好地服务学校工作和满足学生需要。采用适合高职院校工作实际的学籍档案管理系统，深度开发与利用好学籍档案资源，逐步形成档案信息数字化管理，便捷师生使用，推动实现学 籍档案管理的信息化、数字化，促进学籍档案管理效率提高，方便档案查询和调取。 高职院校还应创新开拓与政府、社会的合作形式，架设系统联结通道，打通档案信息壁垒，学习先进经验，建立协同合作机制，共同推动学籍档案管理的现代化、智能化， 为我国高职院校教育事业的发展提供有力支持。
4.4 夯实管理基础设施，加强安全保障
学籍档案管理要不断适应教育教学改革的新要求，更加注重个性化、人性化，同时也要更加注重档案管理的安 全性和规范性。学籍档案管理的基础设施关系到学籍档 案的存储安全程度，需要投入资金定期新增档案柜、灭火器等基础设施，做好安全保障工作。 高职院校需要加强学籍档案信息的安全管理，建立健全的信息安全管理制度和措施，对档案管理人员的操作行 为进行管控，避免人为操作失误，强化其安全意识和保密意识，确保学籍档案信息的安全性和保密性。同时，可以 采用信息安全技术，如数据加密和身份认证来提高信息安 全管理的效果。
5 结语
高职院校学籍档案管理人员应该转变传统管理理念，以制度、人员、平台、资源为切入点，在学籍档案管理的实 践过程中持续进行“健全档案管理制度，规范管理程序”“充足配备管理人员，打造专业团队”“推进数字发展建设，提升管理效能”“夯实管理基础设施，加强安全保障”等 4 个方面的工作，从而保障学籍档案管理水平全面提升，为高职院校学籍档案管理的发展提供有力支持。
（来源：《高教论坛》 作者：天津电子信息职业技术学院 韩美琪 ）
