党的十八大以来，我国高等教育改革发展持续推进，从规模到质量创造了举世瞩目的成就。目前，我国正逐步开启数字化教育新征程，高校研究生教务系统信息化建设步伐也在持续加快。研究生学籍信息管理作为高校教学管理和学生管理的重要组成部分，在高等教育信息化建设中扮演的角色越来越重要，是保证研究生教育教学质量的重要环节，是严格人才培养标准、把握人才培养质量的重要依据。面对不断扩大的研究生招生规模和日益繁重的学籍管理任务，学籍管理人员应掌握一套得心应手的数据处理方法，快速地进行大量的数据处理和统计，使学籍管理工作达到事半功倍的效果。
一、Excel在研究生学籍信息管理中的应用分析
近些年，各高校研究生的招生人数逐年增加，生源类型也呈现了多样化的发展趋势。新时代对高校研究生学籍管理的高要求与传统管理的低现状之间的不匹配，要求学籍管理人员必须加强业务知识学习，促进工作能力的不断提升。研究生学籍管理是贯穿于学生从入学报到注册到毕业离校的整个过程，关系到每个学生的切身利益，必须确保学生学籍信息的规范性和准确性，确保无差错、零失误。研究生学籍管理任务的日益繁重和管理难度的日益增大，学籍管理人员承受的心理压力也随之增加。同时，高校学籍管理人员流动性大，人员数量也相对较少。因此，学籍管理人员熟练掌握Excel办公软件处理数据，对提高学籍管理工作效率和减轻工作压力极其重要，是高效完成学籍管理工作的必备技能。
当前信息化背景下，利用Excel办公软件进行数据处理，既是紧跟现代教育步伐的硬要求，也是提升自身业务水平的硬实力。在研究生学籍信息管理中应用Excel办公软件进行专业、准确的数据统计，是学籍管理统计工作的基础。Excel办公软件的数据处理和分析功能简便灵活，易学易用，非常适用于研究生学籍信息管理中各类数据的统计分析、各类统计报表的上报以及学籍材料的排版制作等。
二、Excel在研究生学籍信息管理中的常用函数解析
Excel是办公自动化中应用非常普遍的一款软件，Excel函数是Excel软件的内置函数，实际上是一个预先定义的特定计算公式。Excel函数包括数据库、日期与时间、工程、财务、信息、逻辑、查询和引用、数学和三角、统计、文本和用户自定义等11类函数。本文主要对研究生学籍信息管理中常用函数的使用进行说明。
（一）IF函数（逻辑函数）。1.主要功能。判断是否满足某个条件，如果满足返回一个值，如果不满足则返回另一个值。2.语法结构。IF（任意逻辑表达式，条件为真时返回的结果，条件为假时返回的结果）。
（二）MID函数（文本函数）。1.主要功能。从文本字符串中指定的起始位置开始返回指定长度的字符。2.语法结构。MID（需要提取字符的文本，从文本中提取第一个字符所在的位置，从文本中提取字符的数量）。
（三）COUNTIFS函数（统计函数）。1.主要功能。统计多个区域中满足多重给定条件的单元格个数。2.语法结构。COUNTIFS（条件区域1，条件1，条件区域2，条件2 ……）。其中条件区域是指需要统计满足某个条件的单元格数目所在的单元格区域；条件是指单元格区域中被统计在内的条件。
（四）VLOOKUP函数（查询和引用函数）。1.主要功能。在表格数组首列查找指定的值，并由此返回表格数组当前行中其他列的值。2.语法结构。VLOOKUP（需要在表格数组第一列中查找的数值，表格数组所在的单元格区域，待返回匹配值所在的列序号，数据匹配方式）。其中表格数组所在的单元格区域为两列或多列数据，第一列中的数据是需要查找的值；数据匹配方式分为近似匹配值和精确匹配值两种，如果找不到精确的匹配值，则返回错误值#N/A。
三、Excel在研究生学籍信息管理中的应用实例分析
（一）研究生学位类型判断。2022年，国务院学位委员会、教育部印发了《研究生教育学科专业目录（2022年）》，在目录说明中提到“一级学科和专业学位类别代码为四位阿拉伯数字，其中代码第三位从‘5’开始的为专业学位类别”[3]。根据目录说明的描述，可利用Excel中IF函数和MID函数的组合公式实现根据专业代码判断学位类型。具体方法为在单元格D2输入：=IF(OR(MID(B2,3,1)=“5”,MID(B2,3,1)=“6”)，“专业学位”，“学术学位”），选中单元格D2，将光标移动到其右下方，出现“＋”，双击鼠标左键，即可完成学位类型信息填充。
（二）多条件研究生人数统计。在研究生学籍数据统计过程中，经常需要统计各种类型的学生人数，利用COUNTIFS函数，可以快速统计多个限制条件中满足给定条件的单元格个数。例如统计不同类型在校研究生人数。按照学生层次、学位类型和学习方式统计在校生人数，具体方法为在单元格D2
输入：=COUNTIFS(F:F,A2,G:G,B2,H:H,C2)，选中单元格D2，将光标移动到其右下方，出现“＋”，双击鼠标左键，即可完成各类在校生人数的统计。如需考虑学生年级、性别、民族等其他维度，也可按照上述方法进行统计。
（三）不同工作表间数据引用。为进一步规范高等学校学生学籍学历电子注册，教育部于2014年颁发了《高等学校学生学籍学历电子注册办法》，明确了中国高等教育学生信息网（以下简称“学信网”）是高等学校学生学籍学历电子注册信息查询的唯一网站。“学信网”使各高校的学籍管理平台得以统一，但其功能不足以解决学籍管理中遇到的所有问题，因此，大部分高校会选择购买专门的研究生教务管理系统用于研究生的学籍信息管理，这就形成了两个学籍管理平台——“学信网”和“高校学籍管理系统”。如何实现两个平台数据的对接和转换，从而保证学籍数据的一致性，是亟须解决的问题。利VLOOKUP函数，通过选取两个平台中具有唯一属性的字段作为匹配字段可以快速实现不同工作表之间数据的传递。以“学信网”新生学籍注册为例，研究生学号是高校为了便于对学生的管理，依据特定规则在学校学籍管理系统分配给学生的唯一识别码，而学信网中没有录取新生的学号信息，因此新生在学籍注册时，需要将研究生的学号信息上报至“学信网”。高校学籍管理系统新生数据和“学信网”新生录取数据通过分析对比，可以看出学生的身份证号是两个数据平台具有唯一属性的字段，可利用VLOOKUP函数进行不同工作表间学生学号信息的传递，具体方法为在“学信网”新生录取数据表格B2中输入：=VLOOKUP(E2,高校学籍管理系统新生数据!B:D,3,FALSE)，选中单元格B2，将光标移动到其右下方，出现“＋”，双击鼠标左键，即可完成学号信息的匹配。如需匹配学生所在学院、班级等信息，也可按照上述示例进行操作。同理，在“学信网”进行毕业生学历注册时，可选取学生学号为匹配字段，通过VLOOKUP函数实现毕业生毕业证书编号数据的传递。
四、结语
Excel的数据处理功能强大，本文讲述的只是在研究生学籍管理中一些常用函数的应用。学籍管理人员在管理实践中通过不断的学习和挖掘，巧妙地应用各种函数以及函数的组合，可以快速准确地得到所需数据，同时也能够减少人为因素造成的误差，大幅度提高工作效率，进一步提高研究生学籍管理质量。
