高质量发展是全面建设社会主义现代化国家的首要任务，发展新质生产力是推动高质量发展的内在要求和重要着力点。加快发展新质生产力，需要发挥教育、科技和人才的支撑性作用。作为培养创新人才“主阵地”的高校，是推动新质生产力发展不可或缺的重要力量。学籍档案作为客观记载学生在校期间的学习状况及综合素质能力的原始记录，是干部人事档案的重要基础。随着社会对人才选拔与评价的日益重视，学籍档案在服务人才长远发展中的作用愈发显著。
当前，我国许多高校，尤其是普通的本科院校，在学籍档案管理中存在诸多问题，导致学籍档案难以满足利用者的多元需求。面对这一窘境，各界学者就如何做好高校学籍档案管理工作，提高学籍档案的规范化管理水平与效率，使其切实为教学服务、为教育所用，进行了许多综合性的研究，也提出了切实可行的做法。档案馆作为永久保存学籍材料的重要部门，是学校出具档案证明的唯一机构，从其长期的档案利用服务过程中总结问题和经验，并提出优化策略，对规范学籍档案管理具有重要意义。
一、高校档案馆规范学籍档案闭环管理的优势
在传统的归档过程中，各院系形成的需要归档的学籍材料，在经过档案管理员初步收集和整理后，由学院或教务处向档案馆移交归档。纵观整个归档业务流程，学籍材料的形成和审核信息的传导都是单向的，学籍材料的利用者和利用部门在利用中所获得的相关信息，并不能及时有效地反馈给材料形成者和形成部门。档案馆一直处于末端保管和利用环节，保管和利用着前端学院或职能部门形成的材料，其材料的质量水平直接影响着档案馆的利用服务水平和社会形象。作为永久保存学生学籍材料的部门，作为审核把关学籍材料的最后一道关口，档案馆承担着保护学生个人信息、维护教育公平公正的重要使命，其在促进学籍档案规范管理中的显著地位和重要作用不容忽视。
在审核接收学籍档案材料时，档案馆能够直观地了解学籍档案的质量水平，拒绝接收质量不合格的材料。依据移交清单、毕业生名单和学籍异动名单等，档案馆可以核对学生学籍材料是否齐全完整，及时通知相关学院或部门补交材料。根据历年查档数据，档案馆可以分析毕业生档案装填工作是否存在疏漏。此外，档案馆掌握了大量的、充分的学生反馈意见，具有清晰了解学校学籍档案管理水平的天然优势，同时也积累了大量学籍档案问题处理的鲜活案例，其能借助发生在学生身边的反面典型案例对学生进行教育，是一种行之有效的育人方式。这不仅能够增强学生的档案意识，还能够促进学校档案管理工作的规范化、科学化发展。
二、高校学籍档案利用过程中存在的问题
重视问题并坚持问题导向，主动回应问题并高效解决问题，对于持续提高高校学籍档案质量至关重要。
（一）信息漏填或填写不规范。在清点学籍材料的过程中，档案馆时常会发现许多学籍材料都存在信息漏填的情况，如曾用名、家庭成员及社会关系、学籍异动情况记录、曾受奖励和所受处分、申请表个人签字和照片、材料的形成时间和相关审核意见等关键信息空白。还有许多学籍材料存在信息填写不规范的情况，如籍贯只写到省份，填写政治面貌不能够规范用词，学籍异动填写过于简单而不能完全体现其具体异动过程，个人申请时间晚于学院或学校审核时间等。
（二）信息错填或填写不一致。大量学籍材料存在信息错填的情况，如简历部分不能完全体现其学习经历，且起止时间有误，证明人胡编乱造等。少数学生甚至连自己的出生日期和身份证号等关键信息都填写错误。此外，个别有学籍异动经历的学生，却在学籍审核处被标注为正常毕业；还有一些学生的同一项信息在不同的学籍材料中不能保持填写一致，如本人简历、入党时间等。这些问题很可能使档案存疑，从而增加档案审核难度，最终影响干部选拔与任用。
（三）材料涂改或印章有问题。在日常工作中，档案馆不时会接到学生来电，学生称其某份学籍材料存在涂改痕迹或是缺少关键印章，导致档案审核不通过，所在单位让其前来开具相关证明；还有学生反映其学籍材料中学院或学校印章模糊不清，更有甚者，在加盖印章时存在套圈盖章现象，甚至盖错行政公章。此外，学生由于粗心或急于求成，容易出现写错或笔误的情况，有些学生会选择直接将错误划掉或涂黑，或是改写。这些行为都会影响档案的真实性和效力。
（四）材料不全或归档范围不明确。在档案馆提供档案利用服务的过程中，补充部分学籍档案材料的需求是最常见的，多为补充录取新生名册、学籍卡和成绩单等。这说明最终的学籍档案装填阶段存在管理漏洞，应当归入毕业生个人档案的相关学籍材料未能及时完整归入。档案馆也会接到查询英文成绩单、学籍异动申请表等材料的咨询电话，如果相关部门未向档案馆移交此类学籍材料，最终就会导致档案馆保存的档案不能完全满足学生和用人单位的需求，影响了高校学籍档案管理的有效性和规范性。
三、高校学籍档案管理不规范的原因高校学籍档案的形成涉及多个环节，材料需要在多个部门之间流转。无论是形成过程，还是收集整理、移交归档过程，都极易出现问题。
（一）师生档案意识淡薄。在档案形成阶段，许多师生随意散漫，认为学籍档案无足轻重，填写信息时字迹潦草、真假难辨。有一些学生因外出实习、回家等原因让他人代填学籍材料，还有一些学生不及时更新学籍系统，也不配合提供相关信息，这些都是档案意识淡薄的表现。部分师生对学籍档案的理解仅停留在记录基本信息的层面，没有充分认识到学籍档案在未来升学就业、职称评定、社会保险及个人历史记录等方面的重要价值。档案的作用发挥具有滞后性，等到在人事档案整理及审核中发现诸多疑难杂症时，学生往往会后悔没有认真填写档案信息。
（二）职责划分不明确。学籍档案的规范管理涉及多个部门、多个环节，在工作中常常存在相关人员对自己的职责业务不了解、不熟练，部门之间责任不清的现象。各院系的兼职档案员一般由新任辅导员或班主任兼任，流动性大，管理职责范围不相同、不清晰。在师生档案意识淡薄的情况下，学院也意识不到审核工作的重要性，也没有落实学籍材料对应的负责人和审核人，导致学籍材料的审核环节时常被忽略、模糊和弱化，有问题的学籍材料不能及时得到纠正。
（三）制度约束力度不够。目前，许多高校在学籍档案管理方面都存在缺乏科学规范的规章制度，以及领导层面重视不足等问题。在岗位职责中，档案管理员应接受学校档案馆的业务指导和监督检查。但实际上，许多院系的档案管理员工作缺乏积极性，未熟练掌握归档整理要求，材料胡乱排序，归档过程拖拉。面对此类责任心不强、业务不熟练的档案管理员，档案馆却无权更换，也没有实际有效的制度措施约束其行为表现。此外，教务处如果不能压实学籍材料的审核责任，也会影响学籍档案的归档效率和质量水平。
（四）软硬件设施不足。每个职能部门都有其专用的管理系统，各系统间大多相互独立且存在信息壁垒，前端职能部门形成的学籍数据不能直接导入档案管理系统，需要按照相关标准重新录入，费时费力。档案管理系统或缺失，或功能不完善，导致学籍档案数据录入、检索和归档流程烦琐复杂，且部分业务依赖手工操作，难以满足现代化档案管理的需求。学籍档案管理工作还未全面实现数字化和信息化，部分学校开展的档案数字化工作，仅仅局限于对档案本身的数字化存储备份上，缺乏数字化的文本信息，这在一定程度上限制了档案内容的可检索性和可利用性。
四、规范高校学籍档案闭环管理的对策
推动学籍档案的规范管理，加强档案信息资源的开发利用，不仅关乎学校日常运作的效率，更是保障教育质量、促进学生全面发展、维护教育公平与秩序的重要基石。
（一）加强宣传引导，增强档案意识。档案馆应加大档案宣传力度，拓展档案宣传渠道，增强师生档案意识，这对规范学籍档案闭环管理具有重要意义。学校应重点在国际档案日、校庆日、新生入学和毕业前夕等关键时间节点，宣传推广学籍档案的重要作用，同时分享因学籍档案填写马虎、弄虚作假导致严重后果的反面案例，使学生意识到学籍档案与自身升学、就业和未来职业发展密切相关，本着对自身负责的态度，在个人档案材料上填写真实、完整、准确的信息。同时，与各学院建立紧密的联络机制，可以结合支部共联共建活动或主题党日活动，深入各部门各学院宣传学籍档案的重要性，进行现场指导和示范操作，增强教师的责任意识和专业素养，从思想上提高师生及领导对学籍档案的重视度。
（二）规范制度建设，细化岗位职责。为强化档案工作队伍建设，档案馆可以提议学院专设学籍档案管理员，定期沟通工作中遇到的问题与需求。推动形成各学院领导为学籍档案立卷责任人，校领导为档案主管责任人的领导体系，认真执行学籍档案管理的有关规定。档案馆应制定切实可行的档案员培训方案，加大档案员业务培训力度，形成严肃认真的工作作风，并对培训效果进行跟踪反馈[3]。同时，推动学校层面细化学籍档案管理的工作环节与岗位职责，将学籍档案归档质量纳入相应部门年度考核，从而促使归档材料齐全完整。此外，将学籍档案管理工作纳入学院和教师的绩效考核体系，设置明确的考核指标和奖惩机制，激发其工作积极性。
（三）突出前端控制，强化审核环节。传统的学籍档案管理模式侧重于档案的收集、整理和存储等环节，而忽略了对档案信息的准确性、完整性和时效性的把控。一旦发现问题，往往需要耗费大量时间和资源去追溯、修正。所以，只有通过完善前端控制和审核，才能从源头上把控学籍档案质量，改善当前的管理现状。学院层面应将学籍档案融入日常教学，在思想政治教育、职业规划等课程中加入相关教育内容。同时，在班级管理中强调学籍档案的重要性，结合学业预警制度，定期提醒学生检查并更新个人信息，确保学籍档案的真实性和完整性。此外，在学籍信息产生阶段，严把质量审核关，每个学院以班级或专业为单位确定学籍材料审核人员名单，上报教务处，严肃开展学籍材料预审工作，层层压实学籍材料审核责任，提高学籍档案的准确性和规范性。
（四）加快学籍档案数字化、信息化建设。档案数字化、信息化建设是提升档案管理效率、优化管理环节的重要手段，有助于实现档案信息的快速检索、安全存储、高效利用和长期保存。档案馆应制定详细的档案数字化建设方案，对现有的纸质学籍档案进行全面扫描和数字化处理，协调教务、学工、就业等多个部门，确保学籍档案的完整性和准确性[4]。同时，建立严格的数据安全管理制度，包括数据加密、访问控制、备份恢复等措施，完善数字档案管理系统功能，实现数据的统一录入、存储、查询和共享，减少重复劳动。经费紧张的高校可以鼓励或要求各立卷单位自行完成档案数字化初步工作，如档案整理、扫描等，档案馆负责数字化成果的审核工作，确保数据质量。立卷单位通过参与档案数字化，能够更加深入地了解档案工作的重要性和复杂性，从而增强其档案意识，提升其档案管理能力。
五、结语
学籍档案管理直接体现着高校的办学育人水平和教学质量水平，直接关系着每名学生的职业发展。新时代，我国档案管理步入现代化、高质量发展阶段，档案工作者必须转变观念，积极把握影响学籍档案管理质量的有效因素，建立相应的信息反馈机制，及时收集档案管理过程中的各方意见和建议，用以改进和推动后续档案管理。在档案收集、整理、保管、数字化与信息化的过程中，尤其应站在学生利用的角度，发现问题，总结经验，及时向学籍材料的形成者和形成部门反馈具体意见，从而形成良性闭环，不断促进高校学籍档案管理朝着科学规范的方向发展，在档案赋能新质生产力上有作为、作贡献。
（文：文/山东青年政治学院档案馆 范珑瀚 张 雪 来源：《档案保密》2025/2 （上） 总第452期）
