近年来，伴随着学生规模的不断扩大、升学人数的显著增长、出国出境留学人数持续攀升以及人事档案专项审核、就业学历核查、专业学科认证与评估等需求，高校学籍档案在其中发挥着基础性支撑作用，其利用效果已成为高校档案工作水平的重要考量。目前，学界对高校学籍档案的研究主要集中在五个方面：
       一是在概念层面。有学者认为高校学籍档案是高校师生及职能部门在教学科研、行政工作和学校活动中形成与教学等活动相关，具有保存、利用价值，并按一定归档制度集中保管的文字、图表、实物和录音录像等文件材料的总和。笔者根据2017年9月1日起施行的《普通高等学校学生管理规定》中对学籍管理的要求，认为高校学籍档案指学校为学生开展入学与注册、考核与成绩记载、转专业与转学、休学与复学、退学、毕业与结业以及毕业证书管理等教学与管理活动形成的不同载体的原始记录。
       二是在管理问题层面。有学者指出高校应增强学籍档案管理意识、完善档案管理制度、建设档案信息库以及提高学籍档案的利用率。
       三是在数字化研究层面。对高校学籍档案展开生命周期全程化管理，采用双套制保管。
       四是在特点与价值层面，有学者认为学籍档案具有科学性、完整性、服务性和条件性，具有保存利用、甄别鉴定、信息、编研与联络以及展览教育等价值。
       五是在服务利用层面。有学者指出高校学籍档案利用存在意识薄弱、缺乏统一标准、审查监督力度不足以及有效利用不够等问题，要健全标准、提高人员素质、建立有效监督机制以及重视信息化建设。
       随着信息技术的迅猛发展，档案管理领域也在不断变革。高校学籍档案作为高校档案的重要组成部分，记录着学生在校期间的各种信息，对于学生的就业与深造、学校管理及社会服务等有着至关重要的意义。高校学籍档案远程服务利用顺应了时代发展需求，成为提高档案公共服务水平的重要体现，尽管当前众多学者对高校学籍档案远程服务展开了深入研究，但实际展现高效服务成效的案例却不多。上海交通大学档案馆开展了资源整合、服务优化、安全保障及人才队伍建设的系列工作；四川大学档案馆开展了“一条龙”“一站式”远程服务。此外，南京大学档案馆的档案服务形式虽然多样化，但以系统思维实现高效远程服务利用的需求，在理论探讨与实践过程中仍遭遇诸多挑战。
       一、高校学籍档案远程服务利用的现实困境
       1.档案部门与用户之间的多元矛盾
        一是归档与用档的时间差矛盾。材料转化为档案的过程往往滞后于用户的需求时间。档案工作者通常熟悉文件材料转化为档案的具体路径，并深知在这一过程中所伴随的职责分工调整、价值属性变化以及分类、收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用和统计等多个环节。《高等学校档案管理办法》要求学校各部门须在次学年6月底前完成归档工作，而各院系则需在次学年寒假前完成归档。由此可见，若用户在文件材料尚未完成归档时提出用档需求，只能联系相关材料生成部门去处理。
       二是档案资源结构与档案开放的主客观矛盾。通常文件归档有严格的范围与保管期限，用户的用档需求如与馆藏资源不匹配，档案保管隶属不同的部门或所查档案尚未开放，会出现无档可查、限制范围查询或暂时不允许查询。针对此问题，有学者对某大学档案部门的档案利用情况进行了统计研究，结果表明，无效查阅单数量约占档案利用查阅单总量的10%。
       第三，档案部门对用户信息的审核与用户对自身隐私权保护的法理冲突。学籍档案包含民族、性别、身份证号、家庭地址、家庭成员、健康状态、学号、学业成绩、证书号、照片、电话及奖惩记录等个人信息。在信息化时代，个人信息保护已成为公众极为关心的问题之一，高校档案部门应加强对用户信息的审核把关，以防个人信息被泄露。另外，个人信息处理者是个人信息保护的首要责任人，应当对其个人信息处理活动负责，并采取必要措施确保所处理的个人信息安全。
       四是程序要求的信息不对称矛盾。隐私性、互动性、差异性以及精准性是高校档案用户需求的特征。用户群体多样化，涵盖不同的年龄、性别、行业和学历层次。由于用户档案意识薄弱，遇到用档问题时常面临诸多困惑：学籍档案有哪些内容、应向哪个部门咨询查档受理、如何了解查档程序、反馈查档需求表述不清晰、所需证件不明确、提供的投递联系人、地址及电话不规范等，这些与档案部门要求的程序不符，加剧了双方的矛盾。尤其是小程序、邮箱等平台的运用，更凸显了信息鸿沟现象，导致双方多次沟通才完成用档流程，难免使用户会对档案部门产生误会或反感，这无疑会给档案工作人员带来极大的服务挑战。
       2.档案管理规范化的缺失矛盾
       档案工作宣传、档案业务收集指导、档案整理著录等是档案工作不可缺少的环节，档案部门对此开展不到位或管控缺失，就会出现学籍文件漏归、错归、延归、遗失、装订不规范以及案卷信息著录不规范等现象，导致档案信息资源的完整性遭受破坏，这是用户最关注的问题，也是最有可能导致用户需求得不到有效解决的原因。同时，利用信息反馈是提升档案服务工作质量的关键环节，也是了解公众对档案部门评价、建议和意见的有效途径。只是简单记录档案查询原因，如升学、就业、工作查找、编史修志、宣传教育、学术研究及学历核实等，已无法全面反映档案部门的服务效果。以笔者通过网络调查广西高校档案部门为例，发现大部分高校缺乏完善的反馈机制，缺少对用户评价的追踪，导致档案部门难以掌握用户的满意度，用户也逐渐放弃了提出意见的积极性。
       3.档案数据资源结构性的短缺矛盾
       截至2023年12月，荣获全国示范数字档案馆（室）建设单位称号的共有163个单位，其中包括郑州工业大学、重庆大学、西南大学和华南理工大学。以湖北省高校传统档案数字化情况为例，全省仅有2所高校通过了省级数字档案馆（室）的测评。由此可见，高校档案数据资源存在结构性短缺的矛盾，仍然以纸质档案资源为主，受时空限制，影响了档案远程服务的便捷性和高效性。主要原因是档案数据化未得到足够重视，资金和技术投入明显不足。数据化工作需购置专业设备、成熟的档案管理软件，并投入大量人力开展档案数字化转换工作，或处理增量电子文件的归档。但是，部分高校因经费紧张等因素，难以满足这些要求，阻碍了档案数据化的进程。档案数据化标准不统一也是一个重要问题。高校各部门可能采用不同的数据化标准，导致在开展远程服务过程中，数据的整合、共享及交互面临诸多障碍，进而影响了学籍档案远程服务的高效开展。
       4.档案工作人员能力和岗位工作要求不匹配的矛盾
       根据国家档案局公布的2023年度全国档案主管部门和档案馆基本情况摘要，各级综合档案馆专职人员的数量、年龄、文化程度及档案专业程度等方面状况不佳。其中，50岁及以上人员占比高达31.60%，硕士研究生学历者仅占总人数的7.68%，具备大学本科档案专业背景的也仅占12.48%。以笔者调研的广西某高校档案部门为例，该校为广西重点建设的“国内一流大学”高校之一，全校教职工近5000人，学生共75000余人，学校档案馆承担着综合档案、人事档案、学生档案以及校史年鉴等工作职责，全馆专职档案人员9名，人员来源多为高校内部调配人员或引进人才配偶，工作内驱力不足，服务意识薄弱。人员构成不合理，馆员中档案专业较少，多数所学专业与档案领域不相关，且缺乏计算机专业人才，全日制研究生学历占比偏低。接待服务人员年龄偏大，女性居多且人数不足，难以持续保持耐心、专业、热情及高效的服务水平。
       二、高校学籍档案远程服务利用的实践路径
       1.打造坚实的依法治档保障措施
       高校应围绕立德树人的根本任务，以学生为中心，完善学籍档案管理的相关规章制度，规范学籍档案利用流程，提升档案工作人员的隐私保护意识，强化工作措施。同时，对用户开展档案法律法规的宣传教育工作，增强用户的法律意识，防止档案信息的非法使用。全面开展用档调研分析，梳理并规划学籍档案归档范围与保管期限，强化文件归档业务的前端控制，提升归档文件材料的质量。加强行业法律法规的学习，加大档案资源合法合规的开放力度，并强化业务指导与考核。完善档案服务利用安全技术措施，实现学籍档案归档工作的规范化、高效化及科学化。
       2.建设丰富的档案数据资源
       高校要加大对学籍档案数据化工作的资金和技术投入，落实《电子档案管理办法》。设立专项经费用于购买先进的档案数字化设备和软件，如采用高效的光学字符识别（OCR）技术软件来提高档案数字化的效率和质量。同时，招聘或培养专业的档案数据化人才，保证数据化工作的顺利开展。推动档案数据化标准的统一。高校之间可以深化合作与交流，共同制定适用于学籍档案数据化的统一标准，包括数据格式、编码以及元数据等方面，加强学籍档案专题编研开发。这将有助于实现档案系统与业务系统间的数据融合归档，促进不同高校间学籍档案数据的共享与互认，为远程服务提供坚实的数据基础。
       3.构建多样化的档案利用平台
       优化现有的学籍档案远程服务在线预约利用平台的用户界面和操作流程。简化注册、登录环节，减少不必要的证明材料要求，采用更加友好的用户界面设计，提升平台的易用性，加强平台利用宣传与档案工作宣传，增强公众的档案意识。
       例如，可以采用人脸识别等先进技术验证身份，提高注册登录的便捷性。开发多种类型的档案利用平台，除了传统的网页平台，还可以开发手机App等移动平台。移动平台具有随时随地使用的优势，能够更好地满足用户的需求。
       同时，在不同平台之间实现数据的同步和交互，让用户可以在不同设备上无缝切换使用档案远程服务。加速构建电子签章系统及验证平台，确保档案部门出具的电子档案具备法律依据，并提供有效的真伪鉴别途径。另外，还应保留电子邮箱、电话咨询以及现场办理等辅助方式。
       4.建设复合型档案专业人才队伍
       深入贯彻“为党管档”理念，强化学校对档案人才队伍的规划与协调。加大档案工作的宣传力度，明确职责分工，提升全校人员的档案意识，激发校内各部门参与档案工作的积极性，为改变进馆人员单一化现状提供有力支撑。提升档案人员的思想政治与法律素养，强化其担当作为，促进档案人员与学校其他部门的协同合作。完善人才培养机制，合理配置档案专业和计算机专业人才，注重内外培训与现代信息技能的提升，加强岗
位聘用考核等措施。
       三、结论
       高校学籍档案高效远程服务是顺应时代发展的必然趋势，但目前面临着诸多现实困境。通过依法治档、档案资源数据化、利用多样化平台以及建设复合型人才队伍等实践路径，以有效破解这些困境。不仅有助于提高高校学籍档案远程服务的效率和质量，还能够充分满足公众对档案公共服务的需求，为利用者“少跑腿”或“不跑腿”提供便利，进而提高用户满意度，推动高校档案管理的现代化进程。