发布日期：2022-09-23 16:19
第一条 为便于正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映学校主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
第二条 本规定中的学校文件材料是各学院、部门在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条 本校文件材料归档范围是：
（一)反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对本校工作、建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二)学校工作活动中形成的在维护师生、集体权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三)本校需要贯彻执行的上级行政主管部门、同级部门之间的文件材料；各二级学院报送的重要文件材料；
（四)其他对本校工作具有查考价值的文件材料。
第四条 文件材料不归档范围是：
（一)上级机关的文件材料中，普发性不需本学校办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二)本校文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，学校内部互相抄送的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三)同级部门之间的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
第五条 凡属归档范围的文件材料，必须按有关规定向学校档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条 文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为20年、10年、5年。
第七条 永久保管的文书档案主要包括：
（一)本校制定的法规政策性文件材料；
（二)本校召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（三)本校职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四)本校关于重要问题的请示与上级行政主管部门的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（五)本校机构演变、人事任免等文件材料；
（六)本校房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七)上级行政主管部门制发的属于本校提交办理的重要文件材料；
（八)同级部门之间关于重要业务问题的来函、请示与本校的复函等文件材料。
第八条 定期保管的文书档案主要包括：
（一）本校职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本校召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三)本校人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四)本校一般性事务管理文件材料；
（五)本校关于一般性问题的请示与上级行政主管部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级行政主管部门和同级部门之间制发的非本校主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（七）同级部门之间关于一般性业务问题的来函、复函等文件材料；
（八）学校各部门报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第九条 学校有关部门形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
第十条 档案室对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
第十一条 立卷归档要求
（一）学校档案室应即时做好档案归档分类保管；各学院、部门应在每季度最后一个工作日以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向学校档案室提交备份。
（二）各学院、部门应及时向学校档案室移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各学院、部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。
（三）各学院、部门向学校档案室提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待学校档案室专人签收后各留存一联清单备查。
（四）归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
1.归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
2.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。
3.卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
4.卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
5.按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。
6.声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
7.所有档案必须入橱管理，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
第十二条 档案管理员工作职责：
档案工作，是维护学校历史真实面貌的重要事业。为维护档案的完整与安全，便于提供利用，必须建立严格的责任制度、档案工作人员应遵守以下守则：
（一）认真学习、不断提高政治思想水平、热爱本职工作、扎扎实实、积极主动地做好档案工作，围绕本单位的中心工作搞好服务和利用；
（二）认真学习，宣传并贯彻执行《档案法》、增强法治观念、提高依法办事的自觉性；
（三）按照档案工作的基本原则、做好本单位全部档案的综合管理工作，严格遵守档案保管、保密、借阅、统计等各项制度；
（四）认真做好档案的保管工作，按照“八防”（防火、防盗、防潮、防尘、防霉、防虫、防鼠、防光）要求，管好库房、橱具和档案、资料。档案库房要经常检查、发现问题及时处理；
（五）努力钻研业务，提高工作能力。熟悉库藏档案内容、及时、准确地提供档案，为利用者服务；
（六）对各立卷部门的档案工作要经常进行检查、监督、指导、认真总结经验，保证案卷质量，提高工作水平；
（七）经常向领导汇报档案工作，争取领导的重视与支持。将档案工作列入本单位工作计划之中，督促档案工作的发展；
（八）档案工作人员调动时，严格办理交接手续，将所保管的档案、资料及其数量等情况交接清楚，否则不得离职。
第十三条 档案室管理制度：
档案保管是档案工作的一个重要环节，为了科学的管理好档案，特制订此制度：
（一）档案室是保管档案的重地、未经档案人员同意无关人员不得入内；
（二）档案排列要科学、标准、便于使用、室内要保持整洁，做好防护工作，保管、保护好档案、最大限度的延长档案寿命；
（三）档案室内严禁吸烟、放置易燃易爆品及非档案用品；
（四）档案接收、移交必须手续完备、清楚，室藏档案必须账物相符；
（五）经常检查档案保管状况，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，确保档案安全。
第十四条 档案借（查）阅制度：
（一）查借阅档案必须办理查借阅手续；
（二）查阅档案，必须在档案室内进行，只限于有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出档案室外；
（三）如确因工作需要档案资料者，必须经档案室同意，重要内容须经学校办公室负责人批准。材料借出时间一般不得超过两周、用后按时归还，不得转借他人使用；
（四）如需借阅与本院相关的重要性文件、教学档案材料等，必须经分管校领导同意签字；
（五）查、借阅档案者，要爱护档案，不得在其上乱写、损坏、不准拆卷、抽页、涂改。不经允许不准在卷内文件上加注符号和进行复制，重要内容如须复制须经分管校领导批准后，由档案室人员复制；
（六）凡利用室藏档案，均应按本室规定办理利用手续，填写《借阅登记簿》，借用结束后，借用者应如实填写《档案借用效果登记簿》，留室存查；
（七）我校档案主要供本校使用、外单位查阅档案须持单位介绍信，需经校办负责人批准后方可查阅；
（八）查、借阅档案者，要严格遵守档案查、借阅制度，借阅期间对违规违纪者按《档案法》规定视情节轻重，给予批评教育、罚款，直至追究法律责任。
第十五条 档案保密制度：
（一）认真执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国国家秘密法》，确保党和国家机密的安全；
（二）严格查档管理，超出范围的不得查阅。重要、机密或绝密的档案确需查阅时，须经分管校领导批准，未经批准，任何人不得擅自摘抄、复制、传播和公开出版档案材料；
（三）严格档案的接收、保管、鉴定、统计和借阅制度，认真履行登记、签字手续，确保档案在流转过程中的安全；
（四）严格查档手续，未经批准，不准将涉密文件和重要的档案材料擅自带出档案室；
（五）有义务对档案利用者进行档案保密教育，严禁出卖、倒卖档案材料，如有出卖、倒卖者视情节轻重，追究当事者的责任；
（六）严格档案管理，库房钥匙由专人保管，非档案室工作人员未经许可不得入内。档案工作人员离开档案室时，要随手锁门，严防档案资料丢失；
（七）凡属密级档案，应按密级划分标到卷皮上，并在编制的检索工具上用醒目的记号标明。对密级档案入库编号前，必须单独存放，专人专柜管理，严防泄密；
（八）凡需要销毁的档案资料，按照国家规定的程序组织鉴定销毁；
（九）档案室工作人员应互相监督执行、经常进行保密检查，发现泄密现象，及时报告，及时处理。
2021年10月20日
